در هر سازمان، نهاد و یا شرکت خدماتی و تولیدی همواره دارای پروژه‌هایی است که با به ثمر رساندن آنها می‌تواند برای ثروت‌سازی و حفظ شرکت خود گامی مؤثر بردارد. در این مقاله از سلسله مقالات هلدینگ گلچین بر آن شدیم تا 10کلید طلایی را برای موفقیت یک پروژه عملیاتی و اجرایی به شما یادآور شویم. تا با در نظر داشتن این موارد و نیز با دقت در مدیریت پروژه ، محکم‌تر و امیدوارتر گام بردارید و برای رسیدن به موفقیت اصولی‌تر عمل کنید.
مهمترین اصل در مدیریت پروژه
شاید در نگاه اول، مدیریت پروژه موضوعی ساده به نظر برسد اما در معنای واقعی چنین نیست چرا که رسیدن به موفقیت، علاوه بر دانش و علم کافی، به صبوری، درایت و از خودگذشتگی زیادی نیاز دارد. ارتباط با همکار، تعامل با آنها، درک متقابل و حتی همراهی در ناهمواری‌ها در این مورد، بسیار مهم است.
با بکارگیری درست ترفندهای مرتبط با مدیریت پروژه و البته استراتژی مناسب، حتماً موفق خواهید بود.
برای مدیریت درست پروژه چگونه عمل کنیم؟
1-انتظارات اساسی و منطقی را تقویت کنید
پیش از شروع کار، بهتر است ضمن جلساتی که با کارفرما می‌گذارید به او کمک کند تا انتظارات واقع بینانه‌ای نسبت به نتیجه کارش داشته باشد. در این صورت، مدت زمان اتمام پروژه و نیز بودجه مورد نظر، قریب به یقین برنامه‌ریزی می‌شود و حتی شرکت مذکور در برابر رقبای خود، از مزیت بزرگ پایداری برخوردار خواهد شد.
برای این منظور لازم است تا؛
*کسانی برای پروژه استخدام شوند که استعداد و مهارت لازم را دارند…
*برای پیشبرد کار از فناوری‌های به‌روز بهره ببرید…
*برای تحقق منافع، روش مدیریتی درست انتخاب کنید…
*در طول پروژه از بهترین، کم هزینه‌ترین و سریع‌ترین روش‌های ممکن استفاده کنید…
2-مراحل انجام کار را در نظر بگیرید
هر کار و یا پروژه بزرگ از دو مرحله یعنی؛ مراحل اصلی و مراحل فرعی تشکیل می‌شود.
معمولاً در اجرای کار؛ آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و پایان پروژه جزء مراحل اصلی است. هنگام مدیریت پروژه ، در کنار این امر کارهای کوچکی که در گروه انجام می‌شود مراحل فرعی پروژه است که از درک نیازهای مشتری تا گردآوری داده‌ها و نوشتن اسناد فنی را شامل می‌شود. به این ترتیب حتماً در مدیریت پروژه گام مهمی برداشته‌اید.
۳– نکات مندرج در پروژه را دقیق مطالعه کنید.
اگر در انجام هر پروژه با برنامه‌ریزی دقیق و اساسی اقدام کنید، کار شما از استحکام بیشتر و بهتری برخوردار خواهد بود.
باید در نظر داشته باشید برای این امر باید به نکات زیر توجه کنید:
*مشتریان شرکت و نیازهای آنها را بشناسید.
*هدف‌های کلی و جزئی شرکت را مشخص کنید.
*ذی‌نفعان حقیقی و حقوقی و منافع را در نظر داشته باشید.
*انتظارات ذی‌نفعان حقیقی و حقوقی را بدانید.
۴- نقاط ضعف و نقاط قوت اعضای گروه خود را به خوبی بررسی و شناسایی کنید.
معمولاً در عرصه فعالیت‌های تجاری، در نظر داشتن نقاط قوت و ضعف، بهانه‌ای برای رشد، توسعه و گسترش فعالیت آنها می‌شوند. در واقع با تجزیه و تحلیل توانایی‌ها و ضعف‌های افراد گروه موفق‌تر گام بر‌می‌دارند. چرا که در این صورت با نظر به مدیریت پروژه ، تقسیم وظایف درست‌تری انجام می‌شود.
۵-گسترش ارتباطات در حین انجام کار
در انجام همه کارها، ارتباطات، مهارتی تخصصی و بسیار مهم است که متأسفانه بسیاری از مردم، در بازار این روزها از این مهارت بهره‌ای دارند.
به عنوان مثال می‌توانید؛
*با نوشتن گزارش وضعیت پروژه و با اشتراک گذاشتن آن با اعضای مرتبط، از نظرات هم مطلع شوید.
*جلسات منظم و دقیقی داشته باشید.
*برای افرادی که در پروژه حضور دارند، شرایطی فراهم کنید تا به راحتی پرسش‌ها و دیدگاه‌های خود را مطرح کنند.
۶–ایجاد انگیزه در بین اعضای گروه
در همه پروژه‌ها یک رهبر، سرگروه و یا همان مدیر وجود دارد که او به راحتی می‌تواند با تنظیم کردن روند مدیریت پروژه خود متناسب با هر یک از اعضا به راحتی به سوی موفقیت گام بردارد.
به عنوان مثال شما به عنوان یک مدیر می‌توانید:
*کارت هدیه بدهید.
*جشن و مهمانی برگزار کنید.
*برای رشد مهارت کارمندان به آنها فرصت دهید.
*در رفتار و گفتارتان صادق باشید.
*برای تقویت روابط بین مدیران و کارمندان تلاش کنید.
*در انجام کارها به کارمندان بیاموزید تا مستقل عمل کنند و کارهای انجام شده خود را به مدیران گزارش دهند.
۷-مدیریت هزینه را فراموش نکنید
از آنجا که معمولاً بیشتر شرکت‌ها با کمبود بودجه روبرو هستند، در زمان مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی مالی بسیار مهم و اساسی به نظر می‌رسد.
برای اینکه مدیریت مالی خوبی داشته باشید باید:
*در هر شرایطی بودجه‌ای را برای مواقع اضطراری در نظر بگیرید.
*خواسته سهامداران را بشناسید.
*از وجود حس مسئولیت در میان کارمندان و حتی سایر مدیران مطمئن شوید.
*هر جا که نیاز بود در برنامه و تصمیمات خود بازنگری اساسی انجام دهید.
۸-دیدارهای منظم و منسجم را فراموش نکنید.
لازم است برای انجام کارهای پروژه برنامه‌هایی در قالب جلسه و کنفرانس برگزار کنید تا بیشتر و بهتر در روند انجام کار قرار بگیرید.
به خاطر داشته باشید که بیش از هر چیزی وقت برای شما اهمیت دارد، پس در این جلسات و کنفرانس‌ها حتماً زمان را در نظر بگیرید.
۹– ابزارهای نرم‌افزاری را در کنار خود داشته باشید.
این روزها، دنیای تجارت و به طور کلی جهان امروز از دنیای فناوری و تکنولوژی بهره می‌گیرد و استفاده از به روزترین این ابزارها و برنامه‌ها حالت رقابتی دارد.
شما می‌توانید با توجه به نیاز خود بهترین و مهمترین برنامه را انتخاب کرده و از آن استفاده کنید.
۱۰-بازنگری نهایی پروژه
حتماً در نظر داشته باشید که پس از به‌پایان‌رساندن پروژه، همه جوانب آن را به دقت بررسی کنید و با توجه از اهداف مورد نظر از درستی محصول نهایی مطمئن شوید. برای این کار لازم است که از همان ابتدا همه چیز را به خوبی در نظر داشته باشید… یعنی از مراحل آغازین تا نتیجه حاصله مورد بررسی شما باشد تا اطمینان حاصل کنید که مدیریت پروژه شما به خوبی صورت گرفته است.
شاید در این متن نکته‌ای از قلم افتاده باشد، شما می‌توانید با درج دیدگاه خود و نیز بیان کاستی‌ها ما را در رسیدن به اهدافمان یاری دهید.
بدون دیدگاه